¿Por qué a las agencias les encanta trabajar con el software
gestión de proyectos de Teamleader? Hemos hablado con cinco agencias europeas y
nos han contado cómo utilizan nuestra herramienta y cómo Teamleader les ha
ayudado a cumplir plazos, controlar presupuestos y tener a los clientes satisfechos. Sigue
leyendo para descubrir cómo más de 1.800 agencias sacan el mayor provecho de
nuestro software.
Conoce a nuestros clientes
Koen Rogiers, jefe de proyectos de la agencia web Yappa
Jannis Lootens, jefe fundador de la agencia de marketing Red
Matters
Kenneth Vanhoutte, jefe de contenidos senior de la agencia
de contenidos de marketing Com&Co
Arlette Haak, jefe de proyectos de la agencia de marketing
Sales Care
¿Por qué crees que las agencias trabajan tan bien con
Teamleader?
Kenneth: “Porque tiene un software muy flexible. En una
agencia, hay muchas tareas y muchas responsabilidades que asumir, y cada
persona tiene su forma de trabajar. Teamleader es la única herramienta que nos ayuda a unificar nuestros métodos,
sin tener que cambiarlos.”
Jannis: “Ahora gestionamos más de 110 proyectos a la vez,
frente a los 65 de antes de Teamleader. Hemos mejorado nuestros resultados,
ahorramos dinero y podemos abarcar más.”
“Ahora gestionamos más de 110 proyectos a la vez, frente a
los 65 de antes de Teamleader.”
¿Cómo planificas los proyectos con Teamleader?
Jannis: “Con Teamleader, es muy fácil transformar un acuerdo
en un presupuesto. Hemos importado todos nuestros servicios a Teamleader, así
que podemos añadirlos a los presupuestos con facilidad. También podemos añadir
nombres, precios, descripciones largas e, incluso, traducciones automáticas.
Creando plantillas también es posible configurar mensajes predeterminados que
podemos personalizar fácilmente y añadir un enlace a CloudSign. Esta es una
plataforma on-line muy útil en la que los clientes pueden aceptar y firmar los
presupuestos. En cuanto estos se aprueban, los convertimos en proyectos al
instante.”
“En cuanto el cliente aprueba nuestro presupuesto, lo
convertimos en proyecto al instante.”
Koen: “Cuando un cliente aprueba un presupuesto, empezamos
la planificación. Convertimos automáticamente el acuerdo en proyecto y
programamos los recursos necesarios y los costes.”
Y luego, ¿cómo hacéis el seguimiento de estos proyectos?
Kenneth: “Dividimos todas las tareas durante las reuniones,
que mantenemos tres veces por semana. Sé que parece mucho, pero dividir el
trabajo solía llevarnos incluso más tiempo. Tenemos muchos clientes diferentes
y necesitamos saber que todo el mundo tiene suficientes, que no demasiadas,
cosas que hacer. Nuestro calendario de Teamleader es una ayuda inestimable para
gestionar los diferentes horarios. Una combinación de reuniones de equipo
habituales y tener claro el calendario
de los demás es todo lo necesario para entregar todos los proyectos a tiempo.
Ha mejorado muchísimo nuestra comunicación interna.”
“Nuestro calendario de Teamleader es una ayuda increíble para
gestionar diferentes horarios.”
Arlette: “Cuando se crea o se cierra un acuerdo, yo recibo
una notificación. Lo convierto en proyecto y programamos una reunión
informativa con los jefes de cuenta. También soy una gran fan de la función de
calendario, y en Sales Care, soy quien lo planifica todo en los calendarios de
los consultores.”
Jannis: “Para cada nuevo proyecto, creas hitos, basados
simplemente en el presupuesto. Después, los divides en diferentes tareas y
reuniones. Es fácil asignar funciones y responsabilidades a los trabajadores:
utilizamos las funciones de planificación de proyectos para comprobar el
calendario y arrastrar y soltar tareas en los espacios donde queda tiempo
libre.”
“Es fácil asignar funciones y responsabilidades: utilizamos
las funciones de planificación de proyectos para arrastrar y soltar tareas en
los espacios donde queda tiempo libre.”
Koen: “Cada semana, todos nuestros jefes de proyectos tienen
una reunión con nuestro CEO para revisar cada proyecto. Comprobamos si vamos
bien para cumplir cada etapa y también evaluamos las funciones del equipo.
Todos los departamentos tienen sus propios objetivos, desde marketing hasta el
servicio de atención al cliente. Sabemos lo que hace cada miembro del equipo de
proyectos. Esto nos permite controlar mejor nuestro crecimiento real y nos
ayuda a hacer mejores estimaciones para las facturas.”
“Sabemos lo que hace cada miembro del equipo de proyectos.
Esto nos permite controlar mejor nuestro crecimiento real.”
¿Teamleader te ayuda a completar tareas que solías hacer
manualmente?
Kenneth: “Ayer, un cliente me pidió crear un plan de
comunicación para un gran evento. Primero, hice un presupuesto, incluyendo
estimaciones del precio y duración de cada entregable, como presentaciones y
artículos. Luego, lo convertí en un proyecto, transformando cada entregable en
un hito. Me encanta la opción de añadir fechas límite para cada hito:
Teamleader me enviará automáticamente recordatorios cuando se acerquen esas
fechas. En vez de crear un proyecto manualmente y dividirlo en tareas o
configurar recordatorios para mí y para mi equipo, dejo que la herramienta lo
haga por mí.”
“Me encanta la opción de añadir fechas límite para cada
hito: Teamleader me enviará automáticamente recordatorios cuando se acerquen
esas fechas.”
Koen: “Teamleader combina funciones como CRM, gestión de
proyectos y facturación en una sola herramienta. Eso me encanta. Antes, solía
tener que hacer malabares con diferentes herramientas. Ahora, transformar un
presupuesto en proyecto y este en una factura es casi un proceso automático.
Esto nos permite ahorrar mucho tiempo.”
Jannis es una gran admiradora de la conexión entre el
seguimiento del tiempo y la facturación. “Los miembros del equipo de proyectos
registran el tiempo que invierten en cada tarea. Cuando el proyecto está
terminado, el jefe de proyectos puede facturarlo en un abrir y cerrar de
ojos, tanto si es una factura basada en
horas trabajadas como si tiene un precio fijo por cada etapa.”
Arlette: “La función de seguimiento del tiempo es muy fácil
de usar. En vez de encenderla por la mañana, registras el tiempo en Teamleader
cuando acabas algo o cuando haces una pausa. Es más fácil y consigues facturas
mucho más precisas.”
¿Qué compañeros utilizan Teamleader? ¿Qué funciones usan más
a menudo?
Jannis: “Evidentemente, los jefes de proyecto necesitan una
visión de conjunto inmediata de todos los trabajos. ¿En qué punto están? ¿Cómo
van las cosas? ¿Siguen dentro del presupuesto, y, si no, por qué? ¿Quién ha
firmado unos documentos específicos? Además, pueden cambiar a una vista de
pájaro para más detalles en solo un instante. Pero no solo los jefes de
proyecto utilizan Teamleader, estamos todos involucrados. Los creativos usan la
función de seguimiento del tiempo y también realizan el seguimiento de las
tareas. Nosotros, el equipo de gestión, utilizamos el software para controlar
todos los proyectos en marcha y mejorar la previsión presupuestaria.”
“Nosotros, el equipo de gestión, utilizamos el software para
controlar todos los proyectos en marcha y mejorar la previsión presupuestaria.”
Arlette: “Cuando realizamos la prueba gratuita, me convenció
en el momento: es perfecto para un jefe de proyectos, pero también muy bueno
para los gerentes. Y consultores, y desarrolladores... Realmente, tienen en
cuenta todas las funciones de una empresa.”
“Teamleader es perfecto para los jefes de proyectos, pero
también para gerentes, consultores, desarrolladores... Realmente, tienen en
cuenta todas las funciones de una empresa.”
Utilizáis Teamleader para hacer el seguimiento de los
proyectos más fácilmente, perder menos tiempo en tareas administrativas y
facturar más rápida y precisamente. ¿Hay otras funciones de Teamleader que
uséis frecuentemente?
Koen: “Gracias al informe de reuniones, todos tienen acceso a su información, desde
cualquier lugar y en cualquier momento.”
Arlette: “También soy una gran admiradora del informe de
reuniones para ver cuándo las tareas se han completado. El e-mail que contiene
el informe se añade al seguimiento del proyecto, y eso me permite ver
claramente lo que ya se ha hecho y lo que todavía no. Eso es esencial para un
jefe de proyectos.”
Jannis: “Los Tickets de soporte también han mejorado
muchísimo nuestra comunicación interna, y le facilitan enormemente la vida a
nuestro jefe de proyectos. Cuando alguien descubre un error, crea una incidencia
en la herramienta. Esta se enlaza al equipo que ofrece el servicio y el jefe de
proyectos tiene una visión de conjunto de todas las cuestiones pendientes en
Teamleader.”
“Los Tickets de soporte también han mejorado muchísimo
nuestra comunicación interna y le facilitan enormemente la vida a nuestro jefe
de proyectos.”
Kenneth: “Todas las herramientas son realmente fáciles de
usar, pero esta es, sin duda, la más sencilla. Teamleader siempre está abierto
en mi navegador y lo uso sin ni siquiera pensarlo. Solía pelearme con los
cambios en mi planificación, lo que en este tipo de negocios es muy habitual,
en cambio, ahora puedo adelantar y retrasar tareas y ya no incumplo ningún
plazo.”
https://blog.teamleader.es/ zuzenean harturik (20/03/20)
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